Czym są systemy ERP i co musimy o nich wiedzieć? Zakładając własną firmę nie sposób jest nie zastanawiać się nad tym, jak właściwie będzie ona funkcjonowała i jakie mechanizmy będą odpowiedzialne za jej prawidłowe działanie. Również już prowadząc biznes często myślimy, jak sprawić, by działał on efektywniej i w sposób znacznie bardziej uporządkowany. Właśnie z myślą o tym wszystkim powstały systemy ERP. Czym tak właściwie są, dlaczego powinniśmy się nimi zainteresować i co powinniśmy wiedzieć na ich temat? To wszystko postaramy się opisać w naszym krótkim przewodniku właśnie po nich.

Systemy ERP – czym tak właściwie są i gdzie się sprawdzą?

Systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) stanowią oprogramowanie, które pozwala planować i zarządzać zasobami konkretnego przedsiębiorstwa. Działają w oparciu o jedną wspólną, indywidualną dla klienta bazę danych, do której przypisywane są specjalne moduły – w zależności od potrzeb powiązane z produkcją, handlem, logistyką, dbaniem o magazyn czy księgowość, kadry, marketing i absolutnie wszystko, co ma związek z firmą. Systemy ERP pozwalają na uporządkowanie wszystkiego, co zachodzi w firmie, a w konsekwencji również pełną kontrolę nad tym. Są zaawansowane i, jak wspomnieliśmy, modułowe – nie każda firma będzie potrzebowała wszystkich modułów, a wybrane będą musiały mieć swoje własne, ściśle związane ze swoją branżą. Same w sobie systemy pozwalają na przydzielanie dostępu do konkretnych modułów wybranym użytkownikom. Członkowie zespołu logistycznego uzyskają zatem dostęp do modułów logistycznych, a księgowe – tych związanych z księgowością i tego typu rzeczami. Z uwagi na swoją budowę i przystosowanie do późniejszej rozbudowy, systemy ERP sprawdzą się zarówno w przypadku najmniejszych przedsiębiorstw, jak i tych kolosalnych, każdemu z nich przynosząc korzyści. Warunek jest jeden: firmy te muszą chcieć mieć lub już posiadać system informatyczny. W dzisiejszych czasach jest to jednak bardzo powszechne (a będzie jeszcze bardziej). Systemy ERP pozwalają na właściwe zarządzanie firmą, ale i optymalizację kosztów, zapasów magazynowych, usystematyzowanie pracy naszych pracowników i usprawnienie komunikacji między nimi. Konsekwencją ich wdrożenia jest też lepsza obsługa klienta, wynikająca z szybszego dostępu pracowników do niezbędnych im informacji.

Jak wybrać system ERP?

Jako że systemy ERP są obecnie tak popularne, na rynku istnieje co najmniej kilku ich dostawców. Chcąc więc wdrożyć takowy, powinniśmy kierować się wieloma kryteriami, które doprowadzą do naszej ostatecznej satysfakcji. Do tych najbardziej podstawowych należy:

• cena – powinna ona być adekwatna do rozległości systemu; nie zamykajmy się na jednej firmie od wdrożeń – nie wahajmy się porównywać, zawsze uważając zarówno na cenę początkową, jak i na koszt rozbudowy;
• „standard” – każdy system ERP składa się z tak zwanej podstawy, którą pozyskuje każdy z klientów za cenę początkową – ważne, aby podstawa ta zawierała tak dużo, jak to tylko możliwe; nie będziemy bowiem musieli płacić za to w przyszłości;
• możliwości indywidualnej rozbudowy – nie oszukujmy się – sięgając po dany system ERP i firmę wdrażającą ją zazwyczaj będziemy chcieli, aby i ona zajmowała się jego rozbudową; ważne, aby dawała w niej dowolność;
• uwzględnienie naszych indywidualnych potrzeb – już na samym początku firma oferująca systemy ERP powinna wycenić usługę wdrożenia takowego z podstawowymi funkcjami dla naszej konkretnej branży – ważne jest, aby system był otwarty na nieszablonowe rozwiązania, które pozwolą na poprawę ergonomii pracy w naszym konkretnym środowisku.

Pamiętajmy, że dobry system ERP to taki, z którego rzeczywiście będziemy korzystać i który będzie dla nas przydatny. Określmy więc wpierw nasze potrzeby, a dopiero później zacznijmy poszukiwania.

Fakty na temat systemów ERP

• Choć systemy ERP posiadają element centralny wspólny dla nich wszystkich, są wdrażane w sposób indywidualny, zależnie od potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.
• Systemy ERP mają strukturę modularną – można więc zacząć od najbardziej podstawowych funkcji, a zatem tych, które są nam najbardziej potrzebne.
• Systemy te sprawdzają się nawet w najmniejszych przedsiębiorstwach, a w dużych są niemal koniecznością.
• Wdrożenie systemu ERP może trochę trwać. Wszystko zależy od wielu czynników, jak między innymi ilości modułów, wielkości przedsiębiorstwa czy ilości użytkowników, którzy będą z niego korzystali.
• Większość firm zajmujących się wdrażaniem systemów ERP oferuje również wsparcie już po wdrożeniu, z czego warto skorzystać, jeśli nie jest się pewnym działania tejże nowości w obrębie własnej firmy.

Podsumowanie

Systemy ERP stanowią świetne rozwiązanie dla wszystkich osób przedsiębiorczych, które nie lubią stać w miejscu, a które własne firmy chcą zoptymalizować w taki sposób, aby działały jak w przysłowiowym zegarku. Wdrażane indywidualnie i modułowo, są potężnym i bardzo przyszłościowym narzędziem, z którego skorzysta każde choć trochę zinformatyzowane przedsiębiorstwo. Warto, abyśmy i my zainteresowali się nimi i choć sami ich nie wdrożymy, z pewnością znajdziemy firmę, która zrobi to szybko i skutecznie, dając nam pole do popisu na polu biznesowym.